Organización de eventos: Los pequeños detalles que hacen las grandes diferencias.

1. ELEMENTOS CULTURALES:

¿De qué edad son los asistentes al evento? ¿De qué país? ¿De qué religión? ¿Qué comida, música, dinámicas les gustan a esas personas? ¿Qué idioma hablan?

2. COMIDA: ¿DIETAS ESPECIALES? ¿ALERGIAS ALIMENTICIAS? ¿INTOLERANCIAS?”

Asegúrate de que haya opciones para todos. Puedes preguntar cuando estés confirmando las asistencias si hay alguien con alergias o requerimientos alimenticios especiales.

3. ACCESIBILIDAD:

El lugar tiene que ser de fácil acceso para todas las personas. ¿Hay accesos para personas en silla de ruedas o con problemas de movilidad? ¿Existen opciones para las personas con dificultades visuales o auditivas?

4. MÚSICA, MICRÓFONOS, WIFI:

¿Dónde va a reproducirse el sonido? ¿Hay altavoces en el lugar? Respecto al internet ¿Hay clave wifi en el lugar donde será el evento? ¿Es necesaria? Asegúrate de compartir la clave con todos los asistentes.

5. TRADUCCIONES E INTÉRPRETES:

Si va a ser un evento multicultural y al cual asistan personas que hablen otro idioma, hay que asegurar que la documentación y toda la información que se vaya a compartir con los asistentes, esté en varios idiomas. Asimismo, considera si es necesario intérpretes de lenguaje de señas o de idiomas que puedan traducir e interpretar simultáneamente para los asistentes que lo requieran.

6. CONEXIONES A ELECTRICIDAD.

Esto puede parecer muy obvio…pero a veces es tan obvio, que nos olvidamos de ello. ¿Dónde están ubicadas las conexiones? ¿Son necesarias extensiones para cables? ¿Hay suficientes conexiones para que todos los asistentes puedan cargar las baterías de sus dispositivos móviles?

7. UBICACIÓN

Asegúrate que todas las personas que harán posible el evento, sepan de antemano dónde es el lugar. ¿Cómo vas a ubicar las mesas, sillas y espacios para fomentar que las personas interactúen? ¿Hay estacionamiento? ¿De qué diferentes maneras se puede llegar al lugar?

8. DOCUMENTAR EL EVENTO

Es importante que el evento quede documentado y es un gran punto a favor si acuden medios de comunicación, prensa, fotógrafos profesionales, revistas especializadas, agentes que puedan difundir el evento, etc.

9. COMPARTE LAS FOTOS Y LA DOCUMENTACIÓN CON TODOS: ponentes, asistentes y staff

A todas las personas nos gusta ver fotos de los eventos donde hemos participado. Tener las presentaciones de los ponentes a posteriori o poder contactar con otros asistentes para oportunidades de colaboración y negocios que puedan surgir es importante.

En este punto, hay que recalcar el tema del aviso de privacidad de datos de carácter personal. Es necesario informar a las personas de quienes recabas datos, el uso que se hará de los mismos y sus derechos al respecto.

10. EVENTOS IMPREVISTOS:

¿Qué hacer en caso de que alguien se enferme? ¿Cómo actuar en caso de un temblor de tierra? (En países como México esto es una posibilidad real…y llegan por sorpresa).

Es necesario que el staff esté preparado para actuar en este tipo de circunstancias. Considera una ambulancia, protección civil, seguridad privada, salidas de emergencia, protocolos de seguridad, informar a los asistentes qué hacer en caso de temblores, etc.